SAP BPC System – Die Lösung für Ihre effiziente Unternehmensplanung

Die Abkürzung SAP BPC steht für SAP Business Planning and Consolidation. Hierbei handelt es sich um eine integrierte Lösung für Enterprise Performance Management (EPM) des Walldorfer Softwarekonzerns SAP, die Unternehmen bei einer fundierten Unternehmensplanung und Finanzkonsolidierung unterstützt.
SAP BPC nutzt im Hintergrund die Funktionen des SAP Business Warehouse (SAP BW) und ergänzt dessen Leistungsumfang mit zusätzlichen Funktionen: So können Sie z.B. mit SAP BPC die Finanzplanung beschleunigen, schnell und unkompliziert Prognosen erstellen, Budget- und Abschlusszyklen verkürzen und die Standards der Rechnungslegung sicher einhalten. Denn SAP BPC versetzt Sie unter anderem in die Lage, auf der Basis von Was-wäre-wenn-Analysen und Szenarioplänen fundiertere Entscheidungen zu treffen und auf diese Weise bessere Resultate zu erzielen. Ihnen stehen moderne Werkzeuge für die Zusammenarbeit zur Verfügung, mit denen Sie die Rechenschaftspflicht und die Planungsgenauigkeit verbessern. Auch die Zykluszeiten werden extrem verkürzt, da Sie Finanzabschlüsse beschleunigen und die Planung an Ihren strategischen Zielen ausrichten können.
Generell gibt es zwei Versionen von SAP BPC. Die ältere Version basiert auf der Microsoft-Technologie und verwendet die Microsoft SQL-Server Analysis Services zur Speicherung von Daten. Die neuere Version setzt hingegen auf ein Business-Intelligence-Paket von SAP (SAP BW), das gemeinsam mit der Datenbank SAP HANA eingesetzt wird.
Die neueste Version ist bekannt unter dem Namen "SAP BPC 11.0 für BW/4HANA". Diese wird sowohl als Standard- oder Embedded-Lösung bereitgestellt. Zu beachten ist, dass die Wartung für SAP BPC Standard offiziell am 31. Dezember 2022 endet.

Ein SAP BPC System liefert Ihnen eine hochskalierbare, robuste Datenbank für ein leistungsfähiges Enterprise Performance Management:

• Reibungslose Geschäftsplanung: Ein SAP BPC System ermöglicht die Zusammenführung und -auswertung von Daten und erhöht so die Genauigkeit der Geschäftsplanung und der Verantwortlichkeit.
• Einfache Integration von Daten: Durch ein SAP BPC System können Sie komplexe und willkürliche Fragen beantworten, um Geschäftsprozesse in Ihrem gesamten Unternehmen effizienter zu gestalten. Dafür führt das SAP BPC System Daten aus unterschiedlichen IT-Lösungen zusammen und macht so deren Auswertung möglich.
• Strategieentwicklung: Die Analyse und Prognose von Entwicklungen in bestimmten Zeitzyklen helfen Ihnen bei der Ausrichtung Ihrer Pläne an strategischen Zielen.
• Big Data: Ohne die Möglichkeit Daten systematisch zu analysieren, kämpfen Unternehmen damit, einen Nutzen aus den unzähligen Informationen zu erschließen. Ein SAP BPC System ermöglicht es, mehrere Datenquellen zu harmonisieren, um die wichtigsten Leistungsindikatoren des Unternehmens zu messen und interpretationsfähig zu machen.
• Vereinfachter Budgetprozess: Mit einem SAP BPC System können Unternehmen mehrere Budget-Szenarien in Minuten auswerten, was ansonsten viele Tage dauern würde.

Ein SAP BPC System stellt Ihnen ein ganzheitliches Bild der wirtschaftlichen und finanziellen Situation Ihres Unternehmens in unterschiedlichsten Bereichen zur Verfügung:

Management Reporting – Berichte und Analysen in Echtzeit

SAP BPC liefert eine Vielzahl von Berichts- und Analyseformaten. Einschließlich Was-wäre-wenn-Szenarien mit Echtzeit-Modellierung, durch die Nutzung von Excel. Benutzer können sowohl Ad-hoc- als auch Produktionsberichte, einschließlich Jahresabschlüsse, in ihrem gewünschten Format erstellen. Eine optionale Disclosure-Management-Lösung von SAP hilft bei der Einreichung bei verschiedenen Aufsichtsbehörden, darunter die United States Securities and Exchange Commission (SEC).

Konsolidierung – Ein ganzheitliches Bild der wirtschaftlichen Situation

• SAP BPC liefert ganzheitliches Bild der wirtschaftlichen Situation Ihres Unternehmens.
• SAP BPC eignet sich zur Konzern- und Managementberichterstattung und hilft dabei, die rechtlichen Grundlagen einzuhalten. Ein integrierter Freigabe-Prozess stellt sicher, dass die erfassten Daten zunächst einer inhaltlichen Ãœberprüfung unterzogen und ggf. kommentiert werden. Dies gewährt eine hohe Datenqualität und somit einen belastbaren Konzernabschluss.
• SAP BPC besitzt die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Datenquellen zu importieren. Hier gibt es viele Integrationsmöglichkeiten wie beispielsweise die ERP-Lösung S/4HANA. Natürlich unterstützt SAP BPC auch ERP-Systeme, die nicht aus dem Hause SAP kommen. Durch die Integration in die SAP NetWeaver-Plattform können Einzelabschlussdaten aus SAP-Systemen schnell in SAP BPC übernommen werden.
• Durch Belege bzw. Audits werden Datenänderungen im Rahmen des Konsolidierungsprozesses genau dokumentiert. Auf diese Weise lassen sich die Compliance-Anforderungen und Vorgaben der Wirtschaftsprüfer problemlos erfüllen.
• SAP liefert für SAP BPC vorkonfigurierte Konsolidierungslogiken in Form sogenannter Starter-Kits aus. Auf diese Weise wird der Implementierungsaufwand reduziert. Die Konsolidierungslogik lässt sich flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
• Weitere Konsolidierungsfunktionen sind die Währungsumrechnung, Eliminierungen, Allokationen, Teilbesitz, Eigenkapitalaufnahme, Journale sowie Reporting und Analyse.

Planung und Prognosen – egal ob kurz- oder langfristige Intervalle

• SAP BPC ermöglicht es, sowohl kurzfristige Planungs-Intervalle (wie eine Woche, Monat, Quartal oder Jahr) zu kalkulieren, als auch Intervalle, die sich über Jahre oder Jahrzehnte in die Zukunft erstrecken. Hierfür sind Informationen gefragt, die sich außerhalb der herkömmlichen Budget- oder Finanzplanung bewegen. Dafür kombiniert SAP BPC eine Vielzahl von finanziellen und nicht-finanziellen Informationen, auch aus externen Systemen, zu einer vollständigen Ansicht.
• Viele Unternehmen kalkulieren ihr Budget mittlerweile nicht mehr am traditionellen Zwölf-Monats-Modell, sondern stellen eine rollierende Prognose auf, die bis zu 18 Monate in die Zukunft blickt. Natürlich können auch aktuelle Zeiträume mit früheren Prognoseperioden verglichen werden.

Budgetierung – mehrere Ansätze können durchgespielt werden

Um das Budget festzulegen, gehen Sie entweder von vordefinierten Annahmen oder Zielen (top-down) aus oder sie beginnen mit detaillierten Inputs aus dem gesamten Unternehmen (bottom-up) und entwickeln daraus die Budgetvorgaben. Einige Unternehmen setzen auch auf eine Kombination aus Top-Down- und Bottom-Up-Maßnahmen. SAP BPC hilft Ihnen, für die Budgetierung alle Versionen durchzuspielen und während eines iterativen und kollaborativen Prozesses zu entwickeln.

Mit „BPC Standard“ und „BPC Embedded“ sind zwei unterschiedliche SAP BPC Systeme erhältlich, die für verschiedene Nutzergruppen gestaltet sind:

• SAP BPC Standard ist für den Front-End-Anwender in der Fachabteilung konzipiert. Zu beachten ist dabei, dass die Mainstream-Wartung für SAP BPC Standard offiziell am 31. Dezember 2022 enden wird.
• SAP BPC Embedded ist für die Nutzung in der IT-Abteilung gedacht, genauer gesagt für die Back-End-Erstellung individueller Planungs- und Konsolidierungslösungen.

Mit der neuesten Version mit dem Namen „SAP BPC 11.0 für BW/4HANA“ findet gleichzeitig ein Umbruch statt. Während die ältere Version auf Microsoft-Technologie basiert und die Microsoft SQL Server Analysis Services zur Speicherung von Daten verwendet, setzt die neue Version auf ein Business-Intelligence-Paket von SAP (SAP BW), das gemeinsam mit der Datenbank SAP HANA eingesetzt wird. Außerdem wurden neue Werkzeuge zur Modellierung von Planungsapplikationen eingeführt.

SAP BPC Standard – Finanzintelligenz für den Mittelstand

BPC Standard eignet sich insbesondere für Konsolidierungs- oder Planungslösungen mittelständischer Unternehmen. Sie wurde speziell für Aufgaben im Finanzumfeld wie beispielsweise im Controlling & Accounting-Umfeld entwickelt. Die Verantwortung liegt hier normalerweise in der bzw. den einzelnen Fachabteilung/en und nicht in der IT-Abteilung.

Durch das Excel Front-end ist die Lösung leicht zu bedienen. Konsolidierungsfunktionen für komplexere Vorhaben stehen für BPC Standard ebenfalls zur Verfügung.

Die wichtigsten Funktionen im Ãœberblick:

• Unternehmensweite Planung, Budgetierung, Konsolidierung sowie umfassende Reporting-Funktionen – alles unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben
• Vollständige Integration in die SAP NetWeaver Plattform und damit Zugriff auf weitere Anwendungen wie SAP BW
• Voller Zugriff auf und damit einfache Ãœbernahme von Stamm- und Bewegungsdaten aus dem SAP BW in SAP BPC
• Erstellung, Steuerung und Wartung von Planungsszenarien durch Integration von Daten aus verschiedensten Quellen, ausgereifte Excel-Integration und einfach strukturiertem Web-Front-End
• Unterstützung von Top-down- und Bottom-up-Planung sowie einem Mix aus beidem
• Ãœbersichtliche Planungsprozesse und -aufgaben mittels Work-Flow-Unterstützung und Status-Verfolgung
• Unterstützung der internen und externen Konzernberichtserstattung
• Vereinfachte Zusammenarbeit und Erhöhung der Planungsqualität durch Kommentierungs- und Publishingwerkzeuge
• Funktionen für die Intercompany-Abstimmung sowie eine Abstimmung auf Rechnungsebene
• Kurze Implementierungszyklen und eine Beschleunigung der Planungsprojekte
• Integration in die Microsoft Office Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint)

BPC Embedded - die komplexe, konzernübergreifende Planungslösung

SAP BPC Embedded eignet sich besonders für komplexe, bereichsübergreifende Planungslösungen. Hierbei liegt das Hauptaugenmerk auf der Integration mit existierenden Business Warehouse (SAP BW)- oder S/4HANA-Datenmodellen: Dafür werden die nötigen Daten nicht mehr generell in die Planungsanwendung repliziert. Stattdessen können auch virtuelle Datenmodelle genutzt werden, welche dieselben Stamm- und Bewegungsdaten teilen. Technisch greift BPC Embedded dabei auf die bewährte SAP BW Integrated Planning-Technologie (BW-IP) zurück und erweitert diese um zusätzliche Funktionen, wie Workflow und Statusverwaltung. Somit vereint SAP BPC Embedded die Möglichkeiten eines SAP BPC Systems und SAP BW-IP mit denen von SAP HANA zu einer weitestgehend einheitlichen EPM-Suite. Voraussetzung ist jedoch der Einsatz einer SAP HANA Datenbank.

SAP BPC Embedded wird zentral durch die IT verwaltet. Cubes, Aggregationsebenen, Queries und Planungsfunktionen werden durch sie im Business Warehouse für die Verwendung in SAP BPC bereitgestellt. Dies ermöglicht eine optimale Datenintegration.

Die wichtigsten Funktionen im Ãœberblick:

• Hohe Performance und Integration, auch bei großen Datenmengen, dank Anbindung an das Business Warehouse mit In-Memory Funktionalität (SAP HANA)
• Verfügbarkeit von HANA-Funktionalitäten durch das Planning Application Kit
• Volle Integration ins SAP BW sowie enge SAP ERP-Integration
• Performante Datenverarbeitung durch Nutzung des SAP BW Datenmodells inkl. Extraktoren
• Nahtlose Anbindung an vor- und nachgelagerte Systeme
• Umfangreiche Prozessunterstützung durch Bereitstellung von Auditfunktionalitäten und Nutzung des Business Process Flows
• Möglichkeit zur Abbildung umfassender Simulationsszenarien
• Unterstützung zahlreicher, User-freundlicher Front-End-Tools wie Analysis for Office und Lumira 2.0
• Einbindung existierender BW-IP Planungsapplikationen ins SAP BPC
• Sofort einsetzbar, da keine Migration der BW-IP-Komponenten notwendig ist
• Hohe Benutzerfreundlichkeit dank „State-of-the-Art Userinterface“

Voraussetzungen für ein SAP BPC Embedded System

Unternehmen, die von SAP BPC Standard auf SAP BPC Embedded umsteigen möchten, müssen ihr Datenmodell neu aufbauen, da die beiden Varianten von SAP BPC unterschiedlich modelliert werden.

Ein SAP BPC Embedded setzt das Vorhandensein eines SAP S/4HANA ERP-Systems voraus. Dies ermöglicht es, eine Kostenstellenplanung mit den Planungswerkzeugen des SAP BPC zu erstellen und diese dann im ERP zu speichern. Zudem kann das SAP BPC System in dieser Variante Daten über HANA Views in Echtzeit aus dem S/4HANA lesen. Zur Erstellung von grafisch unterstützten Berichten wird normalerweise SAP-Analysis for Office bzw. SAP Lumira 2.0 eingesetzt.

Sie sollten beachten, dass bei SAP BPC Embedded die Konfiguration zu weiten Teilen auch über das SAP BW erfolgt. Dies bedeutet, dass z.B. alle Hierarchien für Kontenpläne, Konsolidierungskreis, aber auch Planungsfunktionen im SAP BW Umfeld definiert werden und somit Kenntnisse in diesem Bereich notwendig sind.

Ein Unternehmen, das heute noch klassisches ERP-System wie S/4HANA ERP im Einsatz hat, könnte SAP BPC Embedded aufsetzen, ohne dass zu Anfang operative Buchungskreise im S/4HANA geführt werden. Diese lassen sich dann schrittweise integrieren. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die S/4HANA-Konzeption keine einen vollumfänglichen Enterprise Data Warehouse-Ansatz umfasst, da maximal 20 Prozent des Datenvolumens des Embedded SAP BW für weiterführende Reportingbereiche (z.B. ein HR Reporting) genutzt werden sollen. Wer also auf einem S/4HANA ein umfassendes Enterprise Data Warehouse nutzen möchte (wie beispielsweise ERP-übergreifendes Vertriebs‑, HR‑, Supply Chain-Reporting etc.), wird auch in diesem Umfeld bei entsprechenden Volumina nicht um die separate Einführung eines SAP HANA basierten „normalen“ Business Warehouse herumkommen.

Eine erfolgreiche Implementierung eines SAP BPC Systems erfordert zum einen das Engagement der IT-Abteilung, aber auch das der Fachabteilungen. Denn erst die gemeinsamen Bemühungen ermöglichen die Ausrichtung der Anwendung an den Alltagsproblemen der Mitarbeiter und den damit verbundenen Projektzielen.
Nur durch den Einblick in die Bedürfnisse und Probleme der verschiedenen Fachbereiche gelingt die so wichtige Definition der im SAP BPC System benötigten Funktionalitäten. Diese müssen klar formuliert sein und eine umfassende Sichtbarkeit erforderter Finanzdaten und Analytics-Funktionen bieten. Das gelingt nur, wenn Sie Anwender aus verschiedenen Abteilungen, inklusive den Mitarbeiter aus Vertrieb, Beschaffung, Produktion und Personalwesen miteinbeziehen. Nur gemeinsam können sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Geschäftsprozesse ausreichend definiert sind und im BPC-Projekt umgesetzt werden.
Zu viele Unternehmen machen den Fehler und unterziehen ihre Daten strengen und oft schmerzhaften ETL-Prozessen (Extract, Transform, Load), um die Daten aus dem alten System auf das neue BPC-System zu migrieren. Dieses Problem wird noch dadurch verschärft, dass S/4HANA enorme Datenmengen schnell verarbeiten kann. Doch das erhöht den Ressourcen-, Zeit- und Kostenaufwand. Belassen Sie die vorhandenen Daten lieber im alten System und konzentrieren Sie sich darauf, wie Sie diese lesen und analysieren können, um die benötigten finanziellen Einblicke zu erhalten.
Halten Sie sich auch immer vor Augen, dass Sie keine Daten analysieren können, die Sie nicht haben. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel nur tägliche Produktionszahlen aufzeichnet, können Sie keine Einblicke in Produktionszahlen für eine Acht-Stunden-Schicht sowie damit verbundene Produktionsausfälle zu bekommen. Die dafür erforderliche Datengranularität ist in diesem Fall einfach nicht vorhanden. Die Neuausrichtung der Geschäftsprozesse und die Fokussierung auf das Change-Management kann erheblich dazu beitragen, diese Herausforderung zu meistern.
Eine Einführung ohne Unterstützung des Managements ist bei der Einführung von SAP BPC dringend erforderlich. Am besten ist es, wenn die Bemühungen „von oben nach unten“ getragen werden – also vom Management gefördert und der Sinn der Einführung gegenüber den Abteilungen und Mitarbeitern vermittelt wird. Das trägt dazu bei, die Nutzung der Lösung zu fördern.
Legen Sie vor Projektstart deshalb unbedingt fest, was sie mit SAP BPC erreichen möchten. Denn es ist äußerst schwierig, ein Ziel zu treffen, das Ihre Mitarbeiter entweder nicht sehen können oder das sich ständig verändert. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken über die Projektanforderungen und kritischen Erfolgsfaktoren.
Fest steht: Die Einführung von SAP BPC erfordert fundiertes Knowhow. Im Alleingang kommen Sie generell weder bei der Anbindung der unterschiedlichen Datenbanken noch der Datenintegration noch bei der Nutzung von BPC weiter. Holen Sie sich ein solches Expertenwissen ins Haus. Die Investition lohnt sich langfristig.

CALEO ist eine international tätige Unternehmensberatung mit Spezialisierung auf Enterprise Performance Management und Business Intelligence. CALEO bietet Ihnen das volle SAP-Portfolio für den Bereich Finance. All unsere Experten besitzen nicht nur ein tiefes Verständnis für Ihre Finanzprozesse, sondern unterstützen Sie auch durch unser fundiertes SAP-Knowhow im Kontext der Aufgabenstellung.

CALEO liefert dafür ganzheitliche Beratungsleistungen: Von der Analyse Ihrer Anforderungen und Probleme, über die Implementierung der Lösung bis zum Betrieb der Anwendung und der Schulung Ihres Personals. Wir sind der Auffassung, dass der Garant für die erfolgreiche Umsetzung für Projekte im Bereich Finance exzellentes Fachwissen und nicht bloße Mannstärke ist. Um ein Projekt erfolgreich und mit minimalen Kosten durchzuführen, sind Kenntnisse in Konzernrechnungslegung ebenso unabdingbar wie technisches Spezialwissen.

Wir sind überzeugt, dass dieses Ziel nur von Beraterteams mit unterschiedlicher Ausbildung erreicht wird. Daher arbeiten bei CALEO neben Betriebswirten und Informatikern auch Mathematiker und Physiker. Vom ersten Tag bei CALEO durchlaufen alle Berater eine zielgerichtete und kontinuierliche Weiterbildung, um allen relevanten betriebswirtschaftlichen und technischen Fragestellungen gewachsen zu sein. Um unseren hohen Qualitätsstandard zu unterstreichen, legen alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Prüfung zum „zertifizierten SAP Consultant“ ab.

Bereits mit der Gründung von CALEO haben wir uns auf SAP-Software fokussiert, da wir von der Leistungsfähigkeit der Lösungen überzeugt sind. Damit wurden wir bereits wenige Jahre nach der Unternehmensgründung SAP-Partner und wenig später SAP-Silver-Partner. Seit 2019 ist CALEO SAP-Gold Partner.

Die Partnerschaft ermöglicht uns einen intensiven Austausch. CALEO ist in die Testphasen neuer Softwareprodukte eingebunden, um zu gewährleisten, dass wir immer auf dem neuesten Stand der Entwicklungen sind. Damit sind wir jederzeit in der Lage neueste Technologien und Funktionalitäten für die Umsetzung der Anforderungen unserer Kunden zu nutzen.

Ist Ihr Interesse an einem SAP BPC System geweckt? Dann nehmen Sie telefonisch oder per Mail Kontakt mit uns auf und wir zeigen Ihnen gerne die Vorteile und den Nutzen eines SAP BPC Systems für Ihr Unternehmen. Bei einem ersten Gespräch oder einem Workshop nehmen wir gerne Ihre individuellen Anforderungen auf und stellen Ihnen den Funktionsumfang des SAP BPC Systems in einer unserer Demo-Versionen vor.

SAP Business Planning and Consolidation bietet eine hochskalierbare, robuste Datenbank in Kombination mit Geschäftsprozess- und Logikfunktionen, die Ihnen dadurch eine echte, leistungsfähige Enterprise Performance Management-Plattform bereitstellt, um Sie in folgenden Bereichen zu unterstützen:

• Optimierte Geschäftsplanung: SAP BPC ermöglicht die Zusammenführung und -auswertung von Daten und erhöht so die Genauigkeit der Geschäftsplanung und der Verantwortlichkeit.
• Beschleunigter Budgetprozess: Mit SAP BPC können Unternehmen mehrere Szenarien in Minuten auswerten, was bei Offline-Budgetprozessen viele Tage dauern würde.
• Datenintegrität: SAP BPC ermöglicht durch die Zusammenführung von Innformationen aus verschiedensten Quellen, komplexe und willkürliche Fragen zu beantworten, um Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen effizienter zu gestalten.
• Strategieentwicklung: Die Analyse und Prognose von Entwicklungen in bestimmten Zeitzyklen helfen bei der Ausrichtung Ihrer Pläne an strategischen Zielen.
• Big Data: Ohne die Möglichkeit Daten systematisch zu analysieren, kämpfen Unternehmen damit, einen Nutzen zu erschließen. SAP BPC ermöglicht es, mehrere Datenquellen zu harmonisieren, um die wichtigsten Leistungsindikatoren des Unternehmens zu messen und interpretationsfähig zu machen.