SAP BPC Embedded – Die EPM-Lösung für komplexe Planungsanforderungen

Bereits im Jahr 2014 präsentierte der Walldorfer Softwarekonzern SAP die neue Planungslösung „Business Planning and Consolidation (BPC) 10.1 Unified“. Inzwischen trägt diese neue Lösung für Enterprise Performance Management (EPM) offiziell den Namen SAP Business Planning and Consolidation Embedded, kurz SAP BPC Embedded, und reiht sich in eine ganze Gruppe von SAP-Planungslösungen ein, wie beispielsweise „SAP BW Integrated Planning (BW IP)“ oder „SAP Business Planning and Consolidation Standard“ (SAP BPC Standard).

SAP BPC Embedded ist ein hoch flexibles Baukastenwerkzeug, das sich hauptsächlich für Unternehmen eignet, die geschäftskritische Prozesse wie die Budgetierung, Prognostizierung, Finanzkonsolidierung und das Berichtswesen effizient auf einer zentralen Plattform abwickeln möchten. Durch die hohe Leistungsfähigkeit und dem großen Funktionsumfang der Lösung ist sie generell für komplexe Planungsanforderungen von Konzernen geeignet, kommt aber auch im Mittelstand zum Einsatz. Denn insbesondere Abschlüsse, die die Daten mehrerer Gesellschaften einbinden müssen, sind eine Herausforderung, sobald Ist-Daten oder Plan-Daten, erfasst werden müssen.

Die Planung in SAP BPC Embedded beruht auf verschiedensten Business Warehouse-Informationen, die aus unterschiedlichsten Quellen zusammengeführt werden. Nur so ist es möglich, am Ende wirklich aussagekräftige Aussagen zu treffen. Die EPM-Lösung SAP BPC Embedded unterstützt diese Vorgänge, indem sie harmonisierte Daten aus dem Business Warehouse durch vordefinierte Planungsprozesse sowie einheitliche Planungsobjekte und -layouts zu einem einheitlichen Bild zusammenfügt und somit eine unternehmensweite Konsolidierung ermöglicht.

SAP BCP Embedded eignet sich vor allem für den zentralen Einsatz im IT-Backend. Dennoch können Anwender in den Fachabteilungen weiter planen, konsolidieren und reporten, da es vielfältige Funktionen für die Visualisierung von Daten gibt und Frontend-Tools einfach angebunden werden können.

Embedded Umgebungen eignen sich besonders für komplexe, bereichsübergreifende Planungslösungen.

Die wichtigsten Features des SAP BPC Embedded-Models im Ãœberblick:

• Hohe Performance und Integration dank stabiler Plattform (Business Warehouse) mit In-Memory Funktionalität (SAP HANA)
• Hohe Performance, auch bei großen Datenmengen, dank tiefer Integration in SAP HANA
• Verfügbarkeit von nativen HANA Funktionalitäten durch das Planning Application Kit
• Volle Integration ins SAP BW sowie enge SAP ERP-Integration
• Performante Datenverarbeitung durch Nutzung des SAP BW Datenmodells inkl. Extraktoren
• Nahezu nahtlose Anbindung an vor- und nachgelagerte Systeme
• Umfangreiche Prozessunterstützung durch Bereitstellung von Auditfunktionalitäten und Nutzung des Business Process Flows
• Möglichkeit zur Abbildung umfassender Simulationsszenarien
• Unterstützung zahlreicher, User-freundlicher Front-End-Tools wie Analysis for Office und Lumira 2.0
• Einbindung existierender BW-IP Planungsapplikationen ins SAP BPC
• Direkte Verwendbarkeit, da keine Migration der BW-IP-Komponenten notwendig ist
• Hohe Benutzerfreundlichkeit dank „State-of-the-Art Userinterface“

Mit „BPC Standard“ und „BPC Embedded“ bietet SAP zwei unterschiedliche EPM-Lösungen an, die sich vor allem hinsichtlich der User-Gruppe unterscheiden. Während BPC Standard für den Front-End-Anwender in der Fachabteilung konzipiert wurde, eignet sich SAP BPC Embedded für die Back-End-Erstellung individueller Planungs- und Konsolidierungslösungen vor allem in der IT-Abteilung.

• SAP BPC Standard: BPC Standard eignet sich insbesondere für Konsolidierungs- oder Planungslösungen mittelständischer Unternehmen. Sie wurde speziell für Aufgaben im Finanzumfeld wie beispielsweise im Controlling & Accounting-Umfeld entwickelt. Die Verantwortung liegt hier normalerweise in der bzw. den einzelnen Fachabteilung/en und nicht in der IT-Abteilung. Hier kommen typischerweise kompakte Datenmodelle mit komplexen Planungslayouts und komplexen Berichten zum Einsatz. Für diese Szenarien eigentlich sich BPC Standard perfekt, vor allem wenn auf ein einfach zu bedienendes und doch mächtiges Excel Front-end und Governance durch die Fachseite Wert gelegt wird. Konsolidierungsfunktionen stehen für BPC Standard ebenfalls zur Verfügung, so dass auch komplexe Planungslösungen für Konzerne umgesetzt werden können. Zu beachten ist dabei, dass die Mainstream-Wartung für SAP BPC Standard offiziell am 31. Dezember 2022 enden wird.
• SAP BPC Embedded: Neben der Planungslösung SAP BPC Standard steht mit dem sogenannten SAP BPC Embedded Modell eine alternative Möglichkeit für die Planung mit BPC zur Verfügung. Sie ist besonders für den komplexen, bereichsübergreifenden Einsatz in Konzernen geeignet. Während bei BPC Standard Flexibilität und Governance im Vordergrund stehen, liegt bei BPC Embedded das Hauptaugenmerk auf der Integration mit existierenden Business Warehouse (SAP BW)- oder S/4HANA-Datenmodellen. Deshalb ist die Voraussetzung hier, dass das zugrundeliegende System eine SAP HANA Datenbank nutzt: Daten werden hier nicht immer explizit in die Planungsanwendung repliziert. Stattdessen können auch virtuelle Datenmodelle genutzt werden, welche dieselben Stamm- und Bewegungsdaten teilen. Technisch greift BPC Embedded dabei auf die bewährte BW-IP Technologie zurück und erweitert diese um zusätzliche Funktionen, wie den Workflow und die Statusverwaltung. In der Embedded Umgebung wird das Datenmodell zentral durch die IT verwaltet. Cubes, Aggregationsebenen, Queries und Planungsfunktionen werden durch sie im Business Warehouse für die Verwendung in SAP BPC bereitgestellt. Dies ermöglicht eine optimale Datenintegration.

Mit der neuesten Version mit dem Namen „SAP BPC 11.0 für BW/4HANA“ 11 findet gleichzeitig ein Umbruch statt. Während die ältere Version auf Microsoft-Technologie basiert und die Microsoft SQL Server Analysis Services zur Speicherung von Daten verwendet, setzt die neue Version auf ein Business-Intelligence-Paket von SAP (SAP BW), das gemeinsam mit der Datenbank SAP HANA eingesetzt wird. Außerdem wurden neue Werkzeuge zur Modellierung von Planungsapplikationen eingeführt.

SAP BPC Embedded 11, ist die nächste Generation der Planungsanwendung von SAP, die auf der SAP BW4/HANA-Plattform basiert. Sie bietet neue leistungsstarke Planungs- und Berichtsfunktionen, indem sie das, was BW/4HANA zu bieten hat, durch einfachere Nutzung und Visualisierung der Daten in SAP BPC Embedded nutzt.

Bereits in SAP 10.1 auf BW 7.5 wurden die Standard- und Embedded-Komponenten mit dem BW 7.5 zusammengeführt. Separate Add-ons für SAP BPC müssen dadurch nicht mehr installiert werden. Dies ermöglichte die Koexistenz des Standard- und Embedded-Modells und sorgte für eine viel engere Integration in das Business Warehouse. Einer der größten Nachteile dieses Ansatzes war jedoch, dass die Kunden ihre BW-Komponenten einem Regressionstest unterziehen mussten, wenn sie BPC aktualisieren wollten.

In SAP BPC 11.0 wurde das SAP BPC von BW4/HANA entkoppelt. BPC 11 muss deshalb als separates Add-on für BW4/HANA installiert werden. Auf diese Weise ist es möglich, die beiden Komponenten unabhängig voneinander zu aktualisieren.

Auch die SAP Analytics Cloud kann als alternative Option für die Planung und Analyse von BPC-Daten verwendet werden. Sie können Daten (Transaktions- und Stammdaten) aus dem BPC in die SAP Analytics Cloud importieren und die Funktionen der SAP Analytics Cloud zur Planung und Konsolidierung nutzen. Anschließend ist es möglich, geplante Daten zurück in BPC-Modelle zu exportieren.

Wer von SAP BPC Standard auf ein SAP BPC Embedded umsteigen möchte, muss sein Datenmodell neu aufbauen, da die beiden Varianten von SAP BPC unterschiedlich modelliert werden.

Ein SAP BPC Optimized for S4/HANA setzt voraus, dass ein SAP S/4HANA ERP-System im Unternehmen vorhanden ist. Nur so ist es beispielsweise möglich, eine Kostenstellenplanung mit SAP BPC zu erstellen und diese dann im ERP zu speichern. Zudem kann SAP BPC auf diese Weise Daten über HANA Views in Echtzeit aus dem S/4HANA lesen. Zur Erstellung von grafisch unterstützten Berichten wird normalerweise SAP-Analysis for Office bzw. SAP Lumira 2.0 eingesetzt.

Sie sollten außerdem beachten, dass die SAP BPC -Konfiguration zu weiten Teilen über das SAP BW erfolgt. Dies bedeutet, dass z.B. alle Hierarchien für Kontenpläne oder auch Planungsfunktionen im SAP BW-Umfeld definiert werden. Somit sind Kenntnisse in diesem Bereich unabdingbar.

Ein Unternehmen, das heute noch klassisches ERP-System wie S/4HANA ERP im Einsatz hat, könnte SAP BPC Optimized for S4/HANA aufsetzen, ohne dass zu Anfang operative Buchungskreise im S/4HANA geführt werden. Diese könnten dann schrittweise integriert werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die S/4HANA-Konzeption keine einen vollumfänglichen Enterprise Data Warehouse-Ansatz umfasst, da maximal 20 Prozent des Datenvolumens des Embedded SAP BW für weiterführende Reporting-Bereiche (z.B. ein HR-Reporting) genutzt werden sollen. Wer also auf einem S/4HANA ein umfassendes Enterprise Data Warehouse nutzen möchte (wie beispielsweise ERP-übergreifendes Vertriebs‑, HR‑, Supply Chain-Reporting etc.), wird auch in diesem Umfeld bei entsprechenden Volumina nicht um die separate Einführung eines SAP HANA basierten „normalen“ Business Warehouse herumkommen.

Obwohl SAP BPC Embedded vor allem für die IT-Abteilung zur Back-End-Erstellung individueller Planungs- und Konsolidierungslösungen konzipiert wurde, profitieren auch die Front-End-Anwender in den Fachabteilungen.

SAP BPC Embedded: Nutzen in den Fachabteilungen

• Das Hauptwerkzeug für die Arbeit in SAP BPC Embedded ist der sogenannte „Konsolidierungsmonitor“. Hier haben die Mitarbeiter Zugriff auf die einzelnen Maßnahmen und können sehen, wo die einzelnen Gesellschaften im Prozess stehen. Die Beteiligungsstruktur kann nach Belieben angepasst, Journale abgesetzt und Validierungen ausgeführt werden.
• Anwender von SAP BPC Embedded profitieren von einer einheitlichen Oberfläche für Planung und Konsolidierung. Sie können dadurch auf die gleichen Stammdaten wie in der Planung zugreifen. Dabei erstellt die IT-Abteilung die Basis für das Datenmodell. Damit können die Mitarbeiter in den einzelnen Fachabteilungen im Anschluss die Konsolidierungsregeln über Web-Front-End erstellen und anpassen. SAP BPC Embedded bietet somit quasi einen Bottom-Up-Ansatz, bei dem das Datenmodel „von unten“ durch die IT im Web-Back-End angelegt wird. SAP BPC Embedded stellt einen technischen Rahmen bereit, den die Fachabteilungen nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.
• Sehr viele der konsolidierungspflichtigen Unternehmen verwenden Excel für diese komplexen Aufgaben. In SAP BPC Embedded müssen die Anwender nicht auf das Tool verzichten. Die Anwendung verfügt über eine reibungslose und enge Excel-Integration, so dass die Anwender in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten können.
• Auch zeitnahe Informationen zur Steuerung von Beteiligungen stellt SAP BPC Embedded bereit. Mit wenigen Klicks kann ein entsprechendes Regelwerk erstellt und Konsolidierungskreise nur für Ihre interne Berichterstattung aufgebaut werden. Die Ergebnisse lassen sich in der Konzernwährung oder einer kreisspezifischen Währung anzeigen. Hierfür müssen allerdings die Beteiligungsstrukturen und Kurse gepflegt werden.

SAP BPC Embedded: Nutzen für die IT-Abteilung:

• Die Integration in das Business Warehouse ermöglicht Unternehmen die Einbindung von SAP BPC Embedded in die bereits definierten Namenskonventionen und Sicherheitskonzepte. Die Ergebnisse des Datenmodells können problemlos in Ihr übergreifendes Reporting einfließen, ohne dabei redundante Daten zu erzeugen
• Häufig haben Unternehmen mit nicht-heterogenen Datenstrukturen zu tun. Denn Zukäufe und Umstrukturierungen im Konzern sind normal. Bevor diese neuen Gesellschaften an ihr zentrales ERP angeschlossen sind, vergeht Zeit. Das BW kann als Datenhub für alle beteiligten Gesellschaften genutzt werden. Auf diese Weise maßgeschneiderte Datenbereitstellungsszenarien.

Die Einführung von SAP BPC Embedded erfordert fundiertes Knowhow. Im Alleingang kommen Sie generell weder bei der Anbindung der unterschiedlichen Datenbanken noch der Datenintegration noch bei der Nutzung von SAP BPC Embedded weiter. Holen Sie sich ein solches Expertenwissen ins Haus. Die Investition lohnt sich langfristig.

Eine Einführung ohne Unterstützung des Managements ist bei der Einführung von SAP BPC Embedded dringend erforderlich. Wenn eine Abteilung die Lösung im Alleingang einführt, mangelt es an Akzeptanz durch andere Fachabteilungen. Deshalb ist es am besten, wenn die Bemühungen „von oben nach unten“ getragen werden – also vom Management gefördert und der Sinn der Einführung gegenüber den Abteilungen und Mitarbeitern vermittelt wird. Das trägt dazu bei, die Nutzung der Lösung zu fördern.

Legen Sie vor Projektstart deshalb unbedingt fest, was sie mit SAP BPC Embedded erreichen möchten. Denn es ist äußerst schwierig, ein Ziel zu treffen, das Ihre Mitarbeiter entweder nicht sehen können oder das sich ständig verändert. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken über die Projektanforderungen und kritischen Erfolgsfaktoren.

CALEO ist eine international tätige Unternehmensberatung mit Spezialisierung auf Enterprise Performance Management und Business Intelligence. CALEO bietet Ihnen das volle SAP-Portfolio für den Bereich Finance. All unsere Experten besitzen nicht nur ein tiefes Verständnis für Ihre Finanzprozesse, sondern unterstützen Sie auch durch unser fundiertes SAP-Knowhow im Kontext der Aufgabenstellung.

CALEO liefert dafür ganzheitliche Beratungsleistungen: Von der Analyse Ihrer Anforderungen und Probleme, über die Implementierung der Lösung bis zum Betrieb der Anwendung und der Schulung Ihres Personals. Wir sind der Auffassung, dass der Garant für die erfolgreiche Umsetzung für Projekte im Bereich Finance exzellentes Fachwissen und nicht bloße Mannstärke ist. Um ein Projekt erfolgreich und mit minimalen Kosten durchzuführen, sind Kenntnisse in Konzernrechnungslegung ebenso unabdingbar wie technisches Spezialwissen.
Wir sind überzeugt, dass dieses Ziel nur von Beraterteams mit unterschiedlicher Ausbildung erreicht wird. Daher arbeiten bei CALEO neben Betriebswirten und Informatikern auch Mathematiker und Physiker. Vom ersten Tag bei CALEO durchlaufen alle Berater eine zielgerichtete und kontinuierliche Weiterbildung, um allen relevanten betriebswirtschaftlichen und technischen Fragestellungen gewachsen zu sein. Um unseren hohen Qualitätsstandard zu unterstreichen, legen alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Prüfung zum „zertifizierten SAP Consultant“ ab.

Bereits mit der Gründung von CALEO haben wir uns auf SAP-Software fokussiert, da wir von der Leistungsfähigkeit der Lösungen überzeugt sind. Damit wurden wir bereits wenige Jahre nach der Unternehmensgründung SAP-Partner und wenig später SAP-Silver-Partner. Seit 2019 ist CALEO SAP-Gold Partner.

Die Partnerschaft ermöglicht uns einen intensiven Austausch. CALEO ist in die Testphasen neuer Softwareprodukte eingebunden, um zu gewährleisten, dass wir immer auf dem neuesten Stand der Entwicklungen sind. Damit sind wir jederzeit in der Lage neueste Technologien und Funktionalitäten für die Umsetzung der Anforderungen unserer Kunden zu nutzen.

Ist Ihr Interesse an SAP BPC Embedded geweckt? Dann nehmen Sie telefonisch oder per Mail Kontakt mit uns auf und wir zeigen Ihnen gerne die Vorteile und den Nutzen von SAP BPC Embedded für Ihr Unternehmen. Bei einem ersten Gespräch oder einem Workshop nehmen wir gerne Ihre individuellen Anforderungen auf und stellen Ihnen den Funktionsumfang von SAP BPC Embedded in einem unserer Demo-Systeme vor.

SAP Business Planning and Consolidation bietet eine hochskalierbare, robuste Datenbank in Kombination mit Geschäftsprozess- und Logikfunktionen, die Ihnen dadurch eine echte, leistungsfähige Enterprise Performance Management-Plattform bereitstellt, um Sie in folgenden Bereichen zu unterstützen:

• Optimierte Geschäftsplanung: SAP BPC ermöglicht die Zusammenführung und -auswertung von Daten und erhöht so die Genauigkeit der Geschäftsplanung und der Verantwortlichkeit.
• Beschleunigter Budgetprozess: Mit SAP BPC können Unternehmen mehrere Szenarien in Minuten auswerten, was bei Offline-Budgetprozessen viele Tage dauern würde.
• Datenintegrität: SAP BPC ermöglicht durch die Zusammenführung von Innformationen aus verschiedensten Quellen, komplexe und willkürliche Fragen zu beantworten, um Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen effizienter zu gestalten.
• Strategieentwicklung: Die Analyse und Prognose von Entwicklungen in bestimmten Zeitzyklen helfen bei der Ausrichtung Ihrer Pläne an strategischen Zielen.
• Big Data: Ohne die Möglichkeit Daten systematisch zu analysieren, kämpfen Unternehmen damit, einen Nutzen zu erschließen. SAP BPC ermöglicht es, mehrere Datenquellen zu harmonisieren, um die wichtigsten Leistungsindikatoren des Unternehmens zu messen und interpretationsfähig zu machen.